Как я планирую свой рабочий день

При разработке мобильных приложений очень важен тайм менеджмент каждого специалиста в команде. Поэтому очень важно рационально распределить свое время, чтобы работа над задачами была эффективна.

Многие уже слышали о таком понятии как тайм-менеджмент, особенно когда впервые приходим на работу, но не все понимают, что это такое и как это должно работать в реальности. В первые месяцы работы постоянно сталкиваешься с таким рабочим процессом как планирование своего рабочего времени. С этим сталкиваешься в описании стандартов работы в компании, коллеги каждый день об этом говорят. И в общем смысле ты понимаешь что это такое, не раз пытался планировать свой день, свои дела по дому, в университете практически к каждому семинару нужно было подготовиться и ты выделял себе время на это, чаще всего это выходило само собой. Но оказавшись в компании начинаешь понимать, что планирование занимает очень важную и необходимую часть работы, которую требуется выполнять каждый день.

В первую очередь планирование рабочего дня это инструмент, который позволяет эффективно использовать рабочее время. Планирование включает в себя не только составления списка дел, которые нужно выполнить, но и понимание своих способностей и как распределить свое время так, чтобы работа была наиболее эффективной.

Звучит это понятно, но сталкиваясь с этим в реальности, появляется множество нюансов и подводных камней. В процессе работы мне пришлось столкнуться со следующими проблемами:

  • Не удается эффективно распределить время на выделенные задач на день, текущую неделю, не говоря уже про следующую неделю;

  • Трудности в заполнении отчета о проделанной работе и фиксации раюочего времени.

Это приводит к негативным последствиям: продуктивность падает, задачи завершаются впопыхах, постоянно приходиться корректировать проделанную работу, периодически задерживаться на работе, менеджер проекта постоянно напоминает об отчете.

 

Проблема эффективного распределения времени на выделенные задачи

 

Разберем кейс: на весь день 2 проекта. На каждый проект в компании выделено определенное количество часов и в течении дня поступают задания по каждому проекту от менеджеров и каждое имеет срок выполнения. На понедельник менеджер дает задачу по первому проекту на 3 часа, по второму на 4 часа. В итоге в день 7 часов тебе нужно на выполнение крупных задач для проектов. Но при этом в течении рабочего дня могут появляться небольшие дела, которые требуют от 5 до 15 минут рабочего времени и которые необходимо выполнить сегодня. Например, сделать правку в документации к другому проекту, помощь коллегам и т.д. Таких небольших задач каждый день может быть 1, 2, 3 или 5. Главная задача в планировании рабочего времени - это распределить все рабочие дела таким образом, чтобы запланированная работа к концу рабочего дня была выполнена на 100%.

Для эффективного распределения времени на выделенные задачи я использую следующий флоу:

  • Каждую полученную задачу записываем в ежедневник и выделяем задачи связанные с проектами, так как они в приоритете;

  • Определяем задачи по степени сложности, сложные задачи выполняем в начале рабочего дня, так как на них нужна предельная концентрация. А уже потом выполняем простые задачи, которые не займут много ресурсов;

  • Вносим задачи в календарь, это помогает определить временные промежутки на выполнение каждой задачи, а также видеть промежутки для небольших задач или помощь коллегам.

  • После обеда уделить время на прогулку на свежем воздухе или сделать пару физических упражнений, на свой вкус. Это помогает отвлечься, подумать о другом, вернуть концентрацию и зарядится энергией.

Данное флоу помогает мне эффективно распределить свое рабочее время, вовремя и качественно выполнить поставленные задачи и гибко менять план на протяжении всего рабочего дня.

 

Трудности в заполнении отчета о проделанной работе и фиксации рабочего времени.

 

В течении рабочей недели при выполнении задач необходимо фиксировать затраченное время и заполнять отчет о проделанной работе на каждый проект. И кажется все просто, сделал задачу, отметил время и заполнил отчет, но этот процесс так просто не реализуется в реальности.

Чаще всего данный процесс зависит от того, сколько у тебя задач и сколько каждая требует затрат по времени. Есть дни, когда на весь рабочий день 2-3 большие задачи на 1-4 часов каждая. В данном случае можно отметить время после завершения задачи и заполнить отчет, а если не сделал этого, то несложно вспомнить, даже в конце недели. Но бывают дни, когда весь рабочий день состоит из множества небольших задач, на которые требуется от 10 - 45 минут в среднем. Или одна задача большая на 4 часа и все остальные небольшие, то отмечать время становится сложнее. Во-первых, из-за того что задания выполняются очень быстро и их много, становится сложнее акцентировать внимание на то, сколько времени на каждое потрачено. Парой выполнение задач происходит не последовательно, то есть во время выполнения первой задачи просят что-то сделать срочное и более важное, выполняешь второе дело и возвращаешься к первой задаче, а на отмечание времени и на заполнение отчетов попросту не акцентируешь внимание. В итоге, проходит рабочая неделя и приходиться вспоминать что делал и сколько на это потратил. На то, чтобы вспомнить потребуется намного больше времени и зафиксированное время будет менее точное, что создает неудобство для менеджеров и для себя самого.

Для того, чтобы эффективно отмечать время, заполнять отчет и не упускать этот момент я использую следующий флоу:

  • Выделять в конце рабочего дня 15 минут на фиксацию не отмеченного времени и заполнение отчетов;

  • Если задач много и они небольшие, то записывать время затраченное на каждую задачу в ежедневник, чтобы не потерять и заполнить в конце рабочего дня;

  • В конце рабочей недели выделить время на проверки отчетности о проделанной работе. А также, в отчетах по проектам, заполнить планируемое время на проекты на следующую неделю.

 

Вывод

Использование описанных решений помогло рационально планировать свои ресурсы и эффективно выполнять свои задачи. А более эффективный способ фиксации затраченного времени помог вовремя выполнять данное обязательство и в конце рабочего дня появилось чувство, что работа выполнена на 100%.